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办展流程

办展咨询


欢迎各界朋友前来全国农业展览馆举办展会类活动,我们为前来了解办展事宜的客户,准备了详细的场馆介绍、服务项目及报价等资料。同时您也可通过网络和电话了解相关信息。

网址:www.ciae.com.cn  办展咨询电话010-65096086、65096089。

展览预定

有意向在我馆举办展会的单位,须于展会举办前一年(国际展)至半年(国内展),向我馆展览服务中心提交书面展馆租赁函件,并签订相关协议。


场馆租赁为双向选择性服务,我们将根据展会的类型、成长性、风险性、品牌效应以及是否为我馆例展例会等因素,决定是否接纳。


租馆材料

有租赁场馆意向的办展单位,须提供如下文字材料:


(一)展会批件

根据国务院《大型群众性活动安全管理条例》和《北京市大型社会活动安全管理条例》的相关规定,在北京地区举办的大型展览类活动,主承办单位必须出具省部级行政单位的书面批复,如商务部、科技部、农业部、中国国际贸易促进委员会等,部分展会也可由北京市人民政府所属的委、办、局批复。在北京市有大型活动(如全国人大及政协会议、国家重要庆典活动等)期间举办的展会,除需持有上述展览批件外,还须办理有关部门的相关批复。

全国农业展览馆作为北京主要综合性展览场馆之一,受北京市公安、消防部门的委托,在签订租馆合同前,由我馆代为审核举办展会的相关批件。展会批件原则上需在租馆合同签订前出示,部分例展例会及租馆与举办日时间间隔半年以上的展会,可放宽至合同签订后的规定时限内补交。补交批件不符合北京市公安、消防等部门要求的,视同合同乙方根本违约,按合同约定执行。


(二)活动委托书

对于主办单位将展会委托或聘请另一单位具体承办,并由承办单位租赁展馆、结算费用的,承办单位租赁展馆时,在出示展览批件的同时,还须出示展览主办单位的委托书,并进一步说明身份。个别展会还须出示承办单位与主办单位之间的协议书,以便了解展览关键环节各自的责任范围。如承办单位所负责任过轻,我们将选择直接与主办单位签订租馆合同。


(三)执照代码

签订租馆合同时,属企业性质的主承办单位,须提供本单位的《企业法人营业执照》副本复印件,并加盖公章;属事业性质的单位,须提供本单位的《事业单位法人证书》副本复印件,并加盖公章。该复印件仅供公安机关检查及场馆展览存档备案使用。


(四)法人身份

签订租馆合同的展览主承办单位,在提供本单位属性证明的同时,还须提供租馆合同签字法人的身份证复印件。该身份证复印件仅供公安机关检查及场馆展览存档备案使用。


(五)展会介绍


办展单位需提供拟办展会的文字材料,内容包括:

1、展会基本信息:拟办展会的名称、时间、展览规模、展示内容、预租场馆面积等。其中要说明该展会是否为首届,若不是首届则需提供往届的举办地、场馆名称、会刊等。

2、展会社会背景:拟办展会的类型,行业状况,国家相关政策,社会需求等。

3、展览组织机构:拟办展会的主办单位、承办单位、协作合作单位等(要详细列举主承办单位近两年所办展览的名称、地点、规模、效果等)。

4、展览展示内容:拟办展会的展品类型、展区划分、论坛策划、现场活动、领导专场等。

5、展会参展构成:拟办展会的招展方式、参展单位的构成及来源等。

6、展会观众来源:拟办展会的观众来源,嘉宾级别、专业观众、社会观众的组织方式,对参观人群有无行业、年龄方面的特别要求等。


合同签订

对于已确认合作的展览会,在主承办单位提供完整有效的租馆资料后,我馆即提供展览场馆租赁合同电子文本,请主承办方(合同乙方,下同)协助填写有关信息,认同合同条款,如有异议,合同双方需及早协商,并将双方特有的约定写入合同。双方达成一致后,由乙方先行在六份合同上签字盖章,并将合同及合同中约定的租馆首笔订金交我馆展览服务中心,我方(甲方)签字后合同生效,双方各执三份。


合同生效后,展览主承办单位方可进行展会的各项招商工作,合同生效前,主承办单位的一切招商等活动与我馆无关。


网站宣传

合同生效后,我馆将及时将合同约定的展会名称、档期等相关信息,在全国农业展览馆网站上公布,以便配合展会的主承办单位进行展会招商活动,方便社会各届查询。


合同履行

合同签订后,该展会项目经理将对展会进行全程跟踪服务,并对付款情况进行核实,如乙方未按合同约定交付租金,项目经理将对合同乙方发出催款通知单,如乙方仍未执行合同约定,甲方将视乙方为根本违约,合同终止。


相关手续

(一)公安消防许可

展览主承办单位应于展前30个工作日,持展会批件及租馆合同等相关材料到北京市公安局大型活动管理处(地址:北京市西城区德胜门外功德林1号)或北京市公安局朝阳分局(地址:朝阳区道家园1号[红领巾桥西北侧])办理公安许可手续。

消防申报材料一并送交上述相应公安部门。


(二)工商备案

有商品零售的展览主、承办单位所办展览取得公安许可后,应于展会进馆前到北京市工商局朝阳分局(地址:北京市朝阳区霄云路霄云里1号)进行展览登记备案。


(三)卫生防疫

按照北京市相关规定,有关展会在办理上述各项手续的同时,还须到北京市朝阳区卫生防疫部门进行展览登记备案。

展会开幕前,主承办单位须将办好的公安和工商等相关部门批件复印件送我馆展览服务中心业务部,以便公安等执法部门查验。对一些特殊行业展会,主承办单位要自觉遵守行业的有关规定,并主动到主管部门办理相关手续。


协调会

(一)展览业务协调会
展会进馆布展前一周左右,我中心展览项目经理将联系展览主承办单位,会同我馆相关部门召开展前协调会。协调会主要落实展会图纸、展位搭建、开幕式安排、技术交流、供电安排、卫生保洁等一系列具体工作。如主承办单位对展会现场服务有特殊要求可以在此会上提出,我们将根据我馆的实际情况协助解决。

(二)公安协调会
在展览开展前,由北京市公安部门、会同消防等相关管理部门召集展览主承办单位、我中心召开公安消防协调会。该协调会按照“谁承办,谁负责”的原则,了解、检查、落实展会期间的安保、消防等工作,安排展会期间的内外交通维护工作,并对展会现场进行安全检查。

现场服务

展会期间,展会现场服务实行项目经理负责制。由项目经理负责牵头协调相关部门对现场的搭建施工、供电供水、卫生保洁、网络通讯等服务项目的落实。


展会结算

展会结束后一个工作日内,项目经理将对展会期间发生的各项费用进行汇总,形成《展览服务项目结算表》,与主承办单位核实确认后,分别送交双方领导签字,由乙方在三个工作日内结清尚未支付的款项。


意见反馈

展览主承办单位在结算账单上签字后,请根据我们展览服务情况协助填写《展览服务意见调查表》,对我们的展览服务质量进行评价,留下您宝贵的意见和建议,以便我们改进服务工作,提高服务水平。